La transparencia en las administraciones públicas: qué es y cómo crear y gestionar un Portal de Transparencia [+ Casos de éxito y Consejos]

La transparencia en las administraciones públicas ha adquirido especial relevancia en los últimos años, y se ha convertido, sin duda, en una cuestión en auge.

El motivo principal radica en que diversas administraciones locales, autonómicas o diputaciones, entre otras, han tenido que adaptarse a las exigencias de las nuevas normativas, y cumplir a conciencia con los requisitos establecidos.

Algunas de ellas han cumplido a rajatabla con su cometido, en buena medida, debido a los amplios y buenos recursos con los que cuentan en sus organizaciones.

Véase, por ejemplo, el caso de equipos directivos y/o técnicos especializados en la materia.

Otras administraciones, sin embargo, presentan aún un amplio margen de mejora para dar respuesta a lo recogido en las leyes actuales.

En su gran mayoría, por una cuestión totalmente contraria a las anteriores: la falta de conocimientos y/o personal técnico que asuma la temática de una manera efectiva.

Si bien es cierto que con la entrada en vigor de la Ley 19/2013, de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno, las administraciones públicas, en su totalidad, debían contar en sus respectivas páginas web con un Portal de Transparencia que diese respuesta a las exigencias de la citada ley, en la actualidad, no todas cumplen con lo previsto.

Por ello, este post te podrá servir para recordar cuáles son los principales apartados que se deben trabajar, en materia de transparencia, para cumplir con la normativa actual y no quedarte atrás.

Además, mostraré cómo crear y gestionar de manera eficaz un Portal de Transparencia en el cual debemos ofrecer los contenidos a la ciudadanía, y aportaré un listado de organizaciones que son líderes en transparencia.

Aquellas que son un claro ejemplo a seguir y en las que podemos inspirarnos para abordar el asunto con garantías.

Y no es porque lo diga un servidor, sino dos de las mejores plataformas que existen, en este momento, para medir el nivel de transparencia, a nivel mundial, de administraciones públicas, formaciones políticas, sindicatos e incluso entidades deportivas: Transparencia International y DYNTRA.

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¿Qué es la Transparencia?

Si estás inmerso/a en la temática, bien sea por la labor que desempeñas en cualquier institución pública o por los conocimientos que puedas poseer, no necesitarás que te expliquen en qué consiste la Transparencia.

Sin embargo, no está de más recordar y contextualizar un concepto que, hoy más que nunca, está en boca de todos/as.

La finalidad principal es garantizar la legitimidad de las instituciones, y, por supuesto, aumentar la confianza de los/as ciudadanos/as en ellas.

Publicidad Activa y Pasiva

La transparencia acoge, asimismo, dos conceptos estrechamente ligados que debes manejar a la perfección si gestionas Portales sobre el asunto o tramitas solicitudes de acceso a la información pública, realizadas por la ciudadanía: Transparencia o Publicidad Activa y la Publicidad Pasiva.

Y, en muchos casos, como citaba en la introducción de este post, no se cumple con este apartado, por razones que, únicamente, pueda explicar cada institución.

Por información pública se debe entender los contenidos o documentos –cualquiera que sea su soporte o formato– que obren en poder de una determinada administración, y que hayan sido elaborados o adquiridos en el ejercicio de sus funciones.

Para tramitar las citadas solicitudes de acceso a la información, las administraciones públicas deberían contar, desde hace algún tiempo, con un procedimiento establecido previamente.

Pero, lamentablemente, esto tampoco resulta así, casi cinco años después de la plena entrada en vigor de la Ley.

La transparencia en el ordenamiento jurídico

Hoy en día, son varias las leyes, normas y decretos que regulan la transparencia de las administraciones públicas.

Y si trabajas en cualquier ayuntamiento u otra organización pública, sabrás perfectamente que hay una que sobresale de entre todas: la anteriormente citada Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno (LTBG).

Esta Ley recoge claramente qué información deben publicar las administraciones públicas, cómo puede un/a ciudadano/a pedir información a las organizaciones y cuáles son las reglas de Buen Gobierno que deben respetar los/as responsables públicos/as.

Se trata, sin duda, de la Ley de referencia en la que se deben apoyar las instituciones, al margen de las elaboradas por las distintas comunidades autónomas.

En el caso del País Vasco, contamos con la Ley 2/2016, de 7 de abril, de Instituciones Locales de Euskadi.

En su título sexto, relacionado con el Gobierno Abierto, se abordan la propia transparencia, los datos abiertos y la participación ciudadana, y se determinan los apartados de obligado cumplimiento para las organizaciones.

Además, contamos con el Decreto 128/2016, de 13 de septiembre, de la Comisión Vasca de Acceso a la Información Pública.

En el mismo, se recoge de manera detallada que un órgano específico para el control de la transparencia, deberá tener especial conocimiento de las reclamaciones que interpongan los/as ciudadanos/as, frente a cualquier resolución denegatoria, expresa o presunta, en materia de acceso a la información pública, dictada por cualquier administración pública vasca de su ámbito de actuación.

Para más adelante queda, de momento, otro proyecto de ley que incidirá en las obligaciones de transparencia: la futura Ley de Transparencia, Participación Ciudadana y Buen Gobierno del Sector Público Vasco.

Pero esa es otra historia.

Según los/as entendidos/as en la materia, la citada ley reducirá a la mitad los plazos máximos para responder a las solicitudes de información, vinculadas al derecho de acceso a la información pública. 

Creación y estructura de un Portal de Transparencia exitoso

Una vez revisadas las citadas leyes, e interiorizar los requisitos que estas nos imponen, es hora de crear y organizar tu propio Portal de Transparencia, en caso de que tu organización no haya hecho aún bien los deberes.

La mayoría de Portales que he revisado en mis seis años de andadura profesional en la Administración Local guardan un gran parecido.

Todos ellos estructuran la información que deben ofrecer por distintos bloques temáticos. Algunos más acertadamente, y otros no tanto. Dicho sea de paso.

Pese a ello, la finalidad siempre es la misma: cumplir con la normativa actual y ofrecer la información a los/as ciudadanos/as de manera clara, sencilla y comprensible.

Basándose en las leyes que están sobre la mesa, y para no extenderse demasiado, lo ideal es que el Portal que cree o reorganice tu entidad, recoja los siguientes apartados y/o bloques de información:

Transparencia o Publicidad Activa

En este primer bloque, además de explicar claramente en qué consiste la transparencia e introducir la legislación relacionada en la materia, te recomiendo incluir, como mínimo, la siguiente información, que ya viene recogida en la Ley 19/2013:

1.- Información institucional, organizativa y de planificación: todos aquellos contenidos relacionados con las funciones de una determinada institución, planes y programas, memorias, organigramas, RPTs (Relación de puestos de trabajo), oferta pública de empleo, relación de bienes muebles e inmuebles, y un largo etcétera.

2.- Información de altos cargos y responsables: funciones, datos de contacto, CV y retribuciones anuales de los cargos electos y de confianza, declaraciones de bienes de los cargos electos, gastos de viajes, compatibilidades de cargos electos o indemnizaciones percibidas con ocasión del abandono de cargos.

3.- Información de relevancia jurídica: en este caso se recogen, habitualmente, aquellos contenidos relacionados con los proyectos y anteproyectos de normas, informes y memorias para su elaboración, acuerdos o respuestas a consultas, entre otros.

4.- Información económica, presupuestaria y estadística: presupuestos de cada ejercicio, modificaciones presupuestarias, cuentas anuales, informes de estabilidad presupuestaria, informes externos de auditoría de cuentas anuales, deuda, relación de ratios económico-financieros e indicadores de tutela financiera, entre otros contenidos.

5.- Información sobre contratos, convenios y subvenciones: aquí recogen especial relevancia aquellos contratos realizados por una determinada administración, así como los convenios, subvenciones y/o ayudas otorgadas.

6.- Información de Urbanismo, obras públicas y Medio Ambiente: obras públicas, planeamiento urbanístico, convenios urbanísticos o contratación de obra pública, por ejemplo.

7.- Información sobre relaciones con la ciudadanía: este último bloque es adecuado para ofrecer toda aquella información sobre quejas, sugerencias, alegaciones, cartas de servicios o procesos de participación organizados por cualquier administración.

Derecho de Acceso a la Información Pública

En este segundo apartado, es importante que la institución para la que trabajas ofrezca información teórica sobre el concepto “Información pública”, la normativa aplicable, y, por supuesto, el procedimiento establecido para ejercer el derecho de acceso a dicha información, así como algunos datos estadísticos de cada ejercicio.

Transparencia Internacional y Dyntra, organizaciones para medir el nivel de transparencia de las instituciones 

Una vez creado nuestro propio Portal de Transparencia con los contenidos obligatorios que exige la ley, es recomendable ponernos a prueba y realizar una autoevaluación para comprobar en qué medida cumplimos con la normativa.

Para ello, existen diversas asociaciones y/o entidades que pueden facilitar considerablemente tu trabajo y ayudar a la institución para la que trabajas a ser más transparente.

Transparencia Internacional España y Dyntra son, entre otras, dos asociaciones surgidas en los últimos años en torno a la temática de la transparencia.

Su principal cometido es medir el nivel de transparencia de las entidades públicas, utilizando, para ello, los denominados «indicadores de transparencia«.

Transparencia Internacional España utiliza el índice ITA para medir el nivel de transparencia o apertura informativa de los 110 mayores Ayuntamientos de España. Todo ello, a través de un conjunto integrado de 80 indicadores.

Y, por su parte, la plataforma Dyntra trabaja en la medición y gestión del gobierno abierto en las organizaciones y para la Sociedad Civil.

Access Info Europe, la Coalición Proacceso, Pro Bono Público, la Fundación ciudadana CIVIO o Akreditra, por ejemplo, son otras organizaciones clave en materia de transparencia.

60 Portales de transparencia exitosos de ayuntamientos 

Las dos organizaciones mencionadas más arriba realizan un exhaustivo trabajo para valorar el nivel de transparencia de numerosos ayuntamientos y elaborar unos rankings totalmente objetivos.

Si el ayuntamiento, diputación o cualquier otro organismo para el que trabajas no se encuentra en la cúspide de dichos rankings, te recomiendo echarles un vistazo y sacar algunas ideas para mejorar.

En mi caso, y como empleado de una administración local, he considerado interesante recopilar algunos de los mejores portales de transparencia de varios ayuntamientos, y ofrecértelos en un listado al que podrás recurrir siempre que consideres oportuno.

Todos ellos se ajustan a la perfección a los índices ITA y Dyntra, y sirven de claro ejemplo para aquellas entidades locales que necesitan avanzar en la materia.

Consejos para gestionar adecuadamente un Portal de Transparencia

Crear tu propio Portal de Transparencia e incluir contenidos sin analizar, previamente, la calidad de estos es el error en el que inciden, una y otra vez, numerosas administraciones.

Por ello, antes de publicar los datos de tu organización de manera apresurada, es imprescindible tener en cuenta algunos factores que te ayudarán a conectar mejor con los/as usuarios/as y a cumplir con la normativa. 

#1. Información clara, comprensible y accesible

Los datos que publiques en el Portal deberán ser comprensibles para todos/as, o gran parte, de los/as ciudadanos.

La información mostrada será lo más clara posible, y, por supuesto, conviene que el acceso a los contenidos sea cuanto más directo mejor. 

Facilitar la experiencia de usuario deber ser, además, otro factor importante, si quieres satisfacer las principales demandas de los/as vecinos/as de tu municipio.

#2. Información actualizada periódicamente

Junto a una información clara y sencilla, y totalmente accesible para el/la usuario/a, es conveniente que establezcas un calendario para la actualización periódica de los contenidos.

Recuerda que una web o portal con información obsoleta no despierta ningún interés para el/la usuario/a ni tampoco cumple con las exigencias impuestas por las normativa actual en materia de transparencia.

Por tanto, dedica tiempo y esfuerzo para mantener en regla tus documentos. Más vale calidad que cantidad.

#3. Información ofrecida en formatos reutilizables

Los formatos utilizados para ofrecer la amplia y variada información que dispone cualquier organización son, también, muy importantes para llegar a la audiencia.

Conviene que sean formatos reutilizables. Aquellos formatos de datos estructurados, que pueden ser leídos por máquinas.

Por lo general, los formatos más sencillos son los ficheros de datos Excel o CSV, que se presentan estructurados en forma de tabla.

Por otro lado, los archivos de texto o documentos Word y PDF, entre otros, son ficheros de información no estructurada.

#4. Salvaguardar la protección de datos personales

Las administraciones públicas manejan multitud de datos de carácter personal, que se deben omitir a la hora de publicar cualquier contenido que atente contra el derecho de las personas.

Por tanto, se deberá tener especial precaución a la hora de gestionarlos, y deberemos ser muy prudentes con las informaciones que elaboremos en el ejercicio de nuestras funciones.

#5. Información en formato bilingüe, dependiendo del área geográfica

Ayuntamientos del País Vasco, Cataluña o Galicia, por ejemplo, deberán hacer siempre un doble esfuerzo para ofrecer en formato bilingüe todos aquellos contenidos que guarden relación también con la transparencia.

En la actualidad, existen distintas leyes que así lo requieren y que persiguen como objetivo respetar y garantizar los derechos lingüísticos de los/as ciudadanos/as.

Así pues, este deberá ser otro aspecto que deberás tener en cuenta para satisfacer a los/as usuarios/as, hacerles más partícipes y aumentar su confianza en la institución.

Conclusión

La transparencia en las administraciones públicas ha venido para quedarse y debemos interiorizarlo como tal.

De nada o poco sirve poner excusas y resistirnos al cambio para ofrecer información sobre la actividad de nuestras organizaciones de manera clara, sencilla y comprensible.

La ciudadanía cada vez más demanda información sobre las autoridades y su relación de gastos, la rendición de cuentas, economía, contratación, subvenciones u obras públicas de sus localidades.

Y, para ello, los famosos portales de transparencia suponen una clara oportunidad de mejora para las instituciones y mostrarse sin tapujos.

Solamente así se podrá ir aumentando, poco a poco, la confianza de las personas en la esfera pública, y desmitificar, en cierta medida, la mala fama que acarrea esta última.

¿Cuenta ya tu organización con su propio Portal de Transparencia?

¿Cómo lleváis a cabo su gestión y el cumplimiento de plazos para ofrecer los contenidos y tramitar las solicitudes de información recibidas?

Estaré encantado de conocer tu experiencia e intercambiar impresiones sobre un tema que nos afecta a todas aquellas personas que nos dedicamos a abordar la tan compleja y a su vez necesaria Transparencia.

Pedro Irusta Mendieta

Periodista, con experiencia en medios de comunicación locales, comunicación corporativa e institucional, redes sociales y transparencia municipal.

Kazetaria, tokiko hedabideetan, komunikazio korporatibo eta instituzionalean, sare sozialetan eta udal gardentasunean esperientziaduna.

pedroirustamendieta.com/