10 razones para contar con un/a especialista en comunicación en la Administración Pública

10 razones para contar con un/a especialista en comunicación en la Administración Pública
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Contar con un área o departamento de comunicación encargado de gestionar la comunicación interna y externa es algo que no todas las administraciones públicas se lo pueden permitir. Y menos aún, algunas entidades locales.

Por el contrario, quienes sí podrían hacerlo no le dan la importancia suficiente al asunto, ni deciden apostar por ello.

Aun así, y para adaptarnos a las nuevas exigencias de la sociedad actual y cumplir con las bases de un Gobierno Abierto, resulta indispensable contar con uno/a o varios/as expertos/as en materia de comunicación.

Serán dichos/as especialistas los/as que, sin duda, consigan realzar la imagen de tu institución y logren conectar mejor con los públicos a los que quieras dirigirte, en cada caso.

Además, la persona o personas encargadas de gestionar la comunicación en tu organización tratarán de estrechar lazos con la ciudadanía y, poco a poco, conseguirán aumentar la confianza de esta con su administración.

Bien es cierto que cada institución es un mundo y que no todas tienen las mismas necesidades, ni tampoco los mismos recursos humanos y materiales necesarios.

En cualquier caso, y bajo mi punto de vista, existen varias razones por las que te recomiendo contar en tu plantilla con la figura de, al menos, un/a responsable en comunicación.


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La presencia de un/a experto/a en comunicación en tu organización te servirá, entre otra serie de asuntos, para:

Profesionalizar la comunicación en toda la organización

Llega un momento en que toca reivindicar nuestra labor, también en la Administración Pública. Y es que, en ocasiones, parece ser que todos/as, muchos/as o gran parte de los/as trabajadores/as de una organización poseen conocimientos sobre comunicación, dominan el asunto y son “abanderados/as” en la materia.

Y lo que es aún peor, parece ser que otros/as tantos/as pueden permitirse la licencia de opinar y juzgar constantemente el trabajo de quienes sí nos dedicamos a ello profesionalmente, sin conocer la profesión ni tener criterio alguno para valorar nuestro trabajo.

Por todo ello, hoy más que nunca es necesario contar en las organizaciones con profesionales que posean una buena formación en la materia, experiencia, criterio, ilusión y ganas de demostrar realmente que otra administración pública es posible.

Y todo ello, solo se conseguirá con profesionales que sepan estar a la altura y a los/as que se les permita ejercer su labor libremente y sin “obstáculos” de ningún tipo.

Al igual que no todas las personas que trabajan en una administración pública poseen conocimientos para realizar planos, -puesto que es una labor que corresponde a aparejadores y/o a arquitectos municipales-, ni son encargadas de contratar a personal para su organización, -ya que son cuestiones que competen a los/as responsables de recursos humanos-, tampoco todas las personas que trabajan en una institución deberían poner en duda la labor de el/la periodista o responsable de comunicación.

A pesar de todo, lo que sí debe tener claro cualquier funcionario/a es que la comunicación es transversal, que afecta a toda una institución, y que precisa, en gran medida, de la colaboración de todos los departamentos para lograr transmitir la información de manera correcta a la ciudadanía.

Crear una Estrategia de Comunicación acorde a la misión, visión y valores generales de la institución

Una vez de que dispongas en tu plantilla municipal y/o RPT (Relación de Puestos de Trabajo) de la figura de un/a responsable en comunicación y/o periodista, será el momento ideal para realizar o mejorar la Estrategia o el Plan de Comunicación de tu organización.

Dicha estrategia deberá estar alineada con la misión, visión y principales valores de tu institución.

Teniendo en cuenta todo ello, la persona contratada deberá realizar un profundo análisis de la situación de la entidad, definir unos objetivos, públicos y mensajes, y establecer una serie de acciones a medio y largo plazo.

Y lo que es más importante: no olvides contar con una partida presupuestaria que dé respuesta a las acciones establecidas en el Plan. Y, por supuesto, analiza, mide los resultados y propón constantes acciones de mejora para posicionar a tu organización en lo más alto.

Servir de apoyo a las áreas, servicios y unidades que componen la organización

La figura de el/la especialista en comunicación te puede ayudar a crear un Plan de Comunicación general para tu Ayuntamiento, por ejemplo, pero también te servirá para impulsar la comunicación que se ejerce desde las distintas áreas o servicios.

En ocasiones, son numerosos los planes, programas y proyectos que se potencian desde los distintos departamentos que componen una institución (Cultura, Medio Ambiente, Juventud, Igualdad…), pero carecen de una correcta planificación estratégica en comunicación y marketing.

Por todo ello, contar en tu plantilla con alguien que sepa dar solución a las necesidades que puedan surgir en cada caso, y personalizar los distintos proyectos, será muy beneficioso a medio y/o largo plazo.

Visibilizar de mejor manera los servicios prestados por la Administración

Si trabajas en una Administración Pública, en más de una ocasión, habrás oído decir entre tus compañeros/as o superiores aquello de que “no sabemos vender bien todo lo que hacemos”. Y no puedo estar más de acuerdo con dicha afirmación.

La ciudadanía desconoce gran parte del trabajo de quienes diariamente trabajamos para ofrecerles un servicio mejor, bien sea impulsando distintos proyectos como la administración electrónica, -en ese caso, para que puedan realizar sus trámites de una manera más ágil y efectiva-, o bien organizando distintas campañas publicitarias y estableciendo nuevos canales de comunicación para responder a las quejas, dudas y sugerencias que deseen plantear.

Aun así, desde una institución, no siempre se acierta a la hora de “vender un producto” y/o de visibilizar una determinada acción o un nuevo servicio que se desea impulsar.

Por todo ello, y para dar una mejor cobertura a todos los servicios que presta tu administración, sin duda, es necesario contar en tu equipo con un/a profesional en comunicación y/o marketing.

Simplificar y hacer más comprensible el lenguaje administrativo

Desgraciadamente, no tenemos una varita mágica para hacer más comprensibles, de la noche a la mañana, muchos de los textos tan farragosos (avisos, resoluciones, notificaciones, procedimientos, ordenanzas…) que se crean en cualquier administración pública.

Sin duda, contar en tu plantilla con un/a periodista o figura similar hará que muchos de los textos o escritos que se elaboren en tu organización sean más comprensibles y cercanos, y que, por tanto, ayuden a mejorar y simplificar el tan temido por algunos/as lenguaje administrativo.

Además, en la actualidad, cada vez son más los blogs o sitios web que te proporcionan consejos para redactar textos más comprensibles y lograr conectar mejor con tus públicos.

Es el caso del blog del IVAP (Instituto Vasco de Administraciones Públicas) o el blog “Lenguaje administrativo” de Javier Badía. Te recomiendo echarles un vistazo a ambos.

Hacer un uso correcto de los idiomas en que deba prestar los servicios tu Administración

En caso de que tu institución esté obligada a ofrecer sus servicios en más de un idioma, deberás contar en tu plantilla con personas que sepan dominar dichas lenguas, prácticamente, en todas las áreas, servicios y/o unidades.

En el caso de la Comunidad Autónoma Vasca, el euskera y el castellano son nuestras dos lenguas oficiales, y como empleados/as públicos, tenemos la obligación de disponer de nuestro perfil lingüístico correspondiente, así como de atender a la ciudadanía en el idioma en que esta lo solicite.

La labor de el/la periodista o responsable de comunicación, en ocasiones, es doble, ya que debe preparar sus noticias, textos y otro tipo de documentos en ambos idiomas, sin contar con que, en el mejor de los casos, se disponga de uno/a o más traductores/as que faciliten nuestro trabajo.

Aun así, dicho/a profesional –el/la periodista, en cuestión– deberá salvaguardar siempre la imagen de la institución, también en materia lingüística, y hacer un uso correcto de los idiomas en que se deban prestar los servicios.

Utilizar de manera eficiente los medios sociales existentes para establecer contacto con la ciudadanía

Otra de las vías que existen para difundir los trámites y servicios que presta tu Administración son las redes sociales.

Afortunadamente, cada vez son más las instituciones que se suman a crear sus propias cuentas oficiales, tanto generales como sectoriales -las de cada área, servicio o unidad-, en redes sociales tan conocidas como Twitter o Facebook.

Todo ello, repercute de una manera positiva en las organizaciones, ya que facilita el contacto entre estas y la ciudadanía, y, en definitiva, permite aumentar la confianza de las personas en las administraciones.

Al igual que en el resto de puntos, en este caso, la figura de el/la experto/a en comunicación también será clave para redactar e implementar un Plan de Social Media o Medios Sociales, que, a su vez, deberá estar integrado dentro de la Estrategia de Comunicación global.

Contar con dicho/a especialista en tu plantilla servirá, por tanto, para hacer un uso correcto de todas las herramientas existentes.

Asimismo, la persona encargada de coordinar y gestionar las redes sociales de tu organización, también podrá dar soporte y ayudar a los departamentos que así lo precisen, impartiendo formación a sus empleados/as o encargados/as de gestionar cuentas oficiales en redes sociales.

En este caso, conviene volver a recordar que todas las personas que trabajan en tu administración navegan en el mismo barco, y que, por tanto, deberán mantener una imagen única y coherente y un mismo estilo en sus publicaciones, tratando de evitar así funcionar como entes independientes.

Afortunadamente, hoy en día, existen multitud de guías de estilo para un uso correcto de las redes sociales, también en las administraciones públicas.

Ayudar a mejorar la comunicación interna y externa

Comunicar algo no siempre es tarea sencilla, ni tampoco todas las personas que trabajan en una Administración Publica, ni los cargos políticos que forman parte de ella, poseen las cualidades suficientes para hacerlo.

Contar con un/a técnico/a o responsable en la materia, quizá tampoco solucione del todo tus problemas, pero sí que te podrá ayudar a mitigar distintas dificultades que vayan surgiendo en el día a día, y a proponer constantes acciones de mejora.

En ocasiones, y puesto que el principal target o público objetivo de una institución es la ciudadanía a la que va dirigida sus servicios, focalizamos nuestros esfuerzos, únicamente, en mejorar la comunicación externa.

Sin embargo, para lograr comunicar mejor nuestro trabajo, es fundamental estar bien coordinados/as, previamente, dentro de la organización.

Sin una plantilla bien estructurada y organizada entre sí, nada de ello será posible.

Por tanto, contar con un/a trabajador/ que sepa orientar a sus empleados/a en la materia, y realice más funciones de las que competen a una oficina de prensa convencional, adoptando una visión estratégica e integral de la comunicación, repercutirá en beneficio de todos/as.

Favorecer el Buen Gobierno

Cumplir con los principios éticos del Buen Gobierno es algo que compete, principalmente, a los cargos con representación política en cualquier institución, entre otra serie de cuestiones, para dar respuesta a asuntos tan demandados por la ciudadanía como la transparencia, la participación ciudadana y la colaboración.

Aun así, la figura de un/a técnico/a experto/a en la materia puede resultar decisiva en tu institución para ahondar en dichos temas y cumplir con los objetivos que se marque la organización en cada mandato o legislatura correspondiente.

Así pues, a largo plazo, podría resultar beneficioso contar con un/a asesor/a para que tanto políticos/as como empleados/as, en general, se vean respaldados y más seguros para abordar las problemáticas que puedan surgir al respecto.

Adaptarse a las nuevas leyes y a las exigencias que establecen las mismas

Además de ayudar a favorecer el Buen Gobierno, la persona contratada podrá realizar un seguimiento exhaustivo de las actuales leyes de transparencia, de las modificaciones que se puedan realizar en las mismas y de no perder de vista los nuevos proyectos de ley que puedan surgir.

Con la entrada en vigor de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno, y, en el caso de Euskadi, la Ley 2/2016, de 7 de abril, de Instituciones Locales de Euskadi, todas las administraciones públicas se vieron obligadas a cumplir con los requisitos que ambas leyes planteaban, y a crear los famosos Portales de Transparencia, que tan de moda se han puesto en los últimos tiempos.

Las administraciones locales no estuvieron exentas de crear dichos portales en sus respectivas páginas web municipales. En diciembre de 2015, la gran mayoría de ellas ya contaban con un espacio de “rendición de cuentas” para la ciudadanía.

En aquel entonces, muchas administraciones precisarían, a buen seguro, de técnicos/as o responsables en comunicación y transparencia para llevar a cabo dicho cometido, como me sucedió a mí.

Pero la “fiebre” por la transparencia no ha quedado atrás, y, en la actualidad, aún sigue siendo necesario crear planes que ayuden a cumplir las actuales leyes y permitan mantener actualizados los citados portales de transparencia, así como mejorar el servicio.

Por todo ello, y por el simple hecho de que transparencia es comunicación, y porque ambos términos están estrechamente ligados, te aconsejo contar en tu plantilla con un experto/a, como mínimo, que posicione a tu organización como referente en la materia.


Especialista en comunicación en la Administración Pública

 


Conclusión

Evidentemente, podrán existir muchas otras razones para contratar no solo a una sino a varias personas que puedan conformar el área o servicio de comunicación, marketing y/o transparencia de tu administración, pero, sin duda, deberías tener muy en cuenta los motivos que he enumerado a lo largo de este artículo.

¿Te parecen suficientes los argumentos expuestos a lo largo de este post para decidirte a contratar a un/a especialista en comunicación?

¿Añadirías alguna otra razón más para contar en tu administración pública con una persona capaz de liderar, gestionar y coordinar la comunicación de manera eficaz?

Espero tu respuesta. Muchas gracias.

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2 comentarios en “10 razones para contar con un/a especialista en comunicación en la Administración Pública”

  1. ¡Qué interesante Pedro!

    Comparto contigo esta idea de la necesidad de incluir personas el área de la comunicación y el marketing en Administraciones Públicas. Creo que poco poco se va tomando conciencia de que estas figuras son imprescindibles y se va entendiendo que contar con especialistas de estas áreas será básico si queremos conectar mejor con la ciudadanía.
    Aunque todavía queda mucho por hacer, estoy convencida de que poco a poco se irá consolidando estos perfiles en las Administraciones Públicas.

    • Así es, Nagore. Como bien dices, ojalá vayan tomando conciencia en todas las administraciones (incluidas medianas y pequeñas) de la necesidad de contar con responsables técnicos/as en la materia. Gracias, una vez más, por tus comentarios. Un saludo.

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